Cara memecah proyek menjadi tugas yang bisa diselesaikan

“Membangun website” bukanlah tugas. Tidak ada yang bisa memulainya Senin pagi, dan tidak ada yang tahu kapan pekerjaan itu sudah setengah jalan. Pemecahan proyek yang baik mengubah tujuan besar menjadi bagian yang bisa diselesaikan satu orang, terlihat oleh semua orang, dan menunjukkan kemajuan nyata.

Aturan satu sampai tiga hari

Tugas yang berguna dikerjakan satu orang dalam satu sampai tiga hari. Lebih lama dari itu menyembunyikan ketidakpastian: pemiliknya tidak melihat ujungnya, dan manajer tidak melihat kemajuannya. Lebih pendek dari itu membuat papan tugas penuh hal kecil. Jika tugas terasa terlalu besar, tanyakan “apa hal pertama yang akan kamu kerjakan?” Biasanya itulah tugas pertamanya.

Beri nama tugas berdasarkan hasilnya

Tulis tugas sebagai hasil, bukan aktivitas. “Formulir penawaran terkirim ke tim sales” lebih baik daripada “Mengerjakan formulir penawaran”. Tugas yang dinamai berdasarkan hasil punya garis akhir yang jelas. Saat selesai, siapa pun bisa memeriksanya.

Satu penanggung jawab per tugas

Dua penanggung jawab berarti tidak ada penanggung jawab. Tulis satu nama di setiap tugas, meskipun beberapa orang ikut membantu. Penanggung jawab adalah orang yang menyatakan “ini selesai” dan yang memberi tanda saat pekerjaan tersendat.

Beri tanggal pada setiap tugas

Tugas tanpa tenggat akan terus turun ke bawah daftar. Di awal, tanggalnya tidak harus tepat, tetapi harus ada. Tanggal juga membuat pekerjaan bisa dilihat di timeline, tempat sebagian besar masalah urutan kerja menjadi jelas.

Kelompokkan tugas sesuai cara pikir klien

Klien tidak berpikir dalam tugas. Mereka berpikir dalam hasil kerja: “halaman pelacakan”, “pelatihan”. Kelompokkan tugas di bawah hasil kerja ini agar Anda bisa melaporkan kemajuan dengan bahasa klien. Saat klien bertanya “bagaimana halaman pelacakannya?”, Anda bisa menjawab dalam sekali lihat.

Papan untuk alur kerja, timeline untuk tanggal

Papan tugas (akan dikerjakan, sedang dikerjakan, selesai) menunjukkan apa yang sedang dikerjakan tim dan di mana pekerjaan menumpuk. Timeline menunjukkan apakah tanggal masih aman. Anda butuh kedua tampilan untuk tugas yang sama. Menyimpan dua daftar terpisah pasti berakhir dengan isi yang berbeda.

Batasi pekerjaan yang sedang berjalan

Jika semuanya sedang dikerjakan, tidak ada yang selesai. Jika satu orang punya lima tugas berstatus sedang dikerjakan, minta dia menyelesaikan dua sebelum memulai yang baru. Pekerjaan yang selesailah yang dibayar klien.

Tinjau pemecahan pekerjaan setiap minggu

Pemecahan pertama selalu keliru di beberapa bagian. Dalam tinjauan mingguan, pecah tugas yang ternyata lebih besar, hapus tugas yang tidak lagi dibutuhkan, dan tambahkan tugas yang baru ditemukan. Pemecahan pekerjaan adalah daftar yang hidup, bukan kontrak.

Daftar periksa singkat

• Setiap tugas adalah pekerjaan satu sampai tiga hari untuk satu orang.
• Nama tugas menggambarkan hasilnya.
• Setiap tugas punya satu penanggung jawab dan tenggat.
• Tugas dikelompokkan di bawah hasil kerja yang dikenali klien.
• Tidak ada yang punya lebih dari dua atau tiga tugas yang sedang berjalan.