Merencanakan sumber daya proyek dengan memperhitungkan cuti

Cuti tahunan sebenarnya bisa diprediksi. Sebagian besar diajukan berminggu-minggu sebelumnya. Namun proyek tetap tersendat karena satu-satunya orang yang memahami integrasi sedang liburan tepat di minggu peluncuran. Solusinya bukan membatasi cuti, melainkan menempatkan cuti dan alokasi proyek dalam satu tampilan.

Ajukan cuti lebih awal, dan buat prosesnya mudah

Orang mengajukan cuti lebih awal jika prosesnya sederhana: pilih tanggal, pilih pengganti, kirim. Dorong pengajuan setidaknya dua minggu sebelumnya untuk cuti lebih dari dua hari. Jangan minta orang membenarkan alasan liburannya.

Tunjuk rekan pengganti di setiap pengajuan

Setiap pengajuan cuti sebaiknya menyebutkan siapa yang menggantikan pekerjaan selama orang tersebut pergi. Satu kolom ini memaksa percakapan yang biasanya terlambat: apakah penggantinya paham proyeknya, dan apakah dia punya waktu? Kolom ini juga memberi tahu klien siapa yang harus dihubungi.

Lihat beban kerja sebelum menyetujui

Sebelum menyetujui, atasan perlu melihat dua hal: orang tersebut sedang dialokasikan ke mana pada tanggal itu, dan seberapa penuh beban rekan penggantinya. Jika penggantinya sudah penuh, menyetujui cuti berarti membebani dia secara berlebihan. Seimbangkan dulu, baru setujui.

Waspadai cuti yang bersamaan

Dua orang dari tim kecil yang sama cuti di minggu yang sama adalah celah yang paling sering terjadi. Pemeriksaan sederhana “siapa lagi yang cuti di periode ini” di setiap pengajuan akan menangkapnya. Ini tidak berarti harus menolak. Mungkin cukup menggeser tenggat atau meminjam orang dari proyek lain selama seminggu.

Rencanakan dengan memperhitungkan hari libur nasional

Hari libur nasional memengaruhi semua orang sekaligus dan sering terlupa dalam rencana proyek, terutama untuk tim lintas wilayah. Masukkan hari libur ke kalender perencanaan sumber daya, sehingga minggu dengan dua hari libur direncanakan sebagai minggu tiga hari kerja.

Rencanakan kapasitas di 80 persen

Orang yang dialokasikan 100 persen setiap minggu tidak punya ruang untuk cuti, sakit, rapat, atau kejutan. Merencanakan sekitar 80 persen memberi ruang untuk hal yang tidak terduga. Dalam satu kuartal, perbedaannya adalah proyek yang selesai tepat waktu dibandingkan proyek yang berjalan dengan lembur.

Tinjau empat minggu ke depan setiap minggu

Tinjauan singkat setiap minggu atas empat minggu ke depan, dengan alokasi dan cuti yang sudah disetujui berdampingan, menangkap hampir semua celah selagi masih murah untuk diperbaiki.

Daftar periksa singkat

• Cuti diajukan lebih awal melalui formulir sederhana.
• Setiap pengajuan menyebutkan rekan pengganti.
• Atasan melihat beban kerja kedua orang sebelum memutuskan.
• Cuti yang bersamaan dan hari libur nasional terlihat dalam perencanaan.
• Kapasitas setiap orang direncanakan sekitar 80 persen.