Cara agar timesheet terisi tepat waktu setiap minggu
Timesheet yang terlambat adalah soal hambatan kecil. Jelaskan pentingnya jam kerja, catat setiap hari, persingkat daftar proyek, dan setujui dalam dua hari.
Timesheet yang terlambat jarang disebabkan oleh kemalasan. Penyebabnya adalah hambatan kecil: formulirnya lambat, daftar proyeknya membingungkan, dan tidak ada yang tahu untuk apa jam kerja itu dipakai. Hilangkan hambatannya, dan sebagian besar keterlambatan ikut hilang.
Jelaskan mengapa jam kerja penting
Orang mengisi timesheet tepat waktu jika mereka tahu angkanya dipakai untuk apa. Sampaikan dengan jelas: jam kerja menentukan tagihan ke klien, menunjukkan proyek yang melebihi anggaran, dan melindungi orang dari beban kerja berlebih. Jika satu-satunya akibat timesheet adalah email pengingat, timesheet akan selalu jadi urutan terakhir.
Catat setiap hari, bukan setiap minggu
Mengingat ulang satu minggu penuh di Jumat sore menghasilkan tebakan. Mencatat di akhir setiap hari hanya butuh dua menit dan jauh lebih akurat. Timer yang berjalan bahkan lebih baik untuk orang yang sering berpindah proyek. Jadikan kebiasaan harian sebagai standar, dan pengiriman mingguan hanya pemeriksaan singkat.
Buat daftar proyek pendek dan jelas
Jika orang harus memilih di antara empat puluh proyek yang namanya mirip, mereka akan salah pilih atau tidak mencatat. Tampilkan kepada setiap orang hanya proyek tempat mereka ditugaskan. Gunakan nama yang dikenali tim, termasuk nama kliennya.
Deskripsi yang berguna, bukan panjang
Deskripsi singkat seperti “Halaman pelacakan pengiriman, perubahan API” sudah cukup. Deskripsi ini membantu manajer proyek menjawab pertanyaan klien, dan membantu orang mengingat pekerjaannya sebulan kemudian. Tidak perlu karangan panjang.
Tetapkan satu tenggat yang jelas
Pilih satu tenggat, misalnya Senin pukul 12.00 untuk minggu sebelumnya, dan pertahankan. Kirim satu pengingat di sore hari sebelumnya. Tenggat yang berpindah-pindah mengajarkan bahwa tenggat bisa digeser.
Setujui dengan cepat
Jika manajer butuh dua minggu untuk menyetujui, tim belajar bahwa timesheet tidak penting. Setujui dalam satu atau dua hari, dan kembalikan catatan dengan keterangan singkat jika ada yang janggal. Persetujuan cepat juga menangkap kesalahan selagi orang masih ingat minggunya.
Tunjukkan angka kepada orangnya sendiri
Tampilan mingguan jam kerja setiap orang dibandingkan kapasitasnya berguna bagi mereka, bukan hanya bagi manajer. Orang yang melihat dirinya di 120 persen akan bicara lebih awal. Orang di 60 persen bisa mengambil pekerjaan tambahan.
Daftar periksa singkat
- Tim tahu untuk apa jam kerja dipakai.
- Waktu dicatat setiap hari, dengan timer bagi yang sering berpindah tugas.
- Setiap orang hanya melihat proyek tempat mereka ditugaskan.
- Ada satu tenggat mingguan yang tetap dan satu pengingat.
- Manajer menyetujui dalam dua hari kerja.